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チャットツールの無料版とは?有料版の選び方やメリットを徹底解説!

ビジネスに欠かせないチャットツール。SlackやChatWorkなどを取り入れている会社は多いのでは?今回は中でも無料版の特徴や有料版のメリット、そしてチャットツールの選び方まで紹介していきます!

ビジネスチャットツールの必要性

 SNSと同じような感覚で利用できる、ビジネス用のチャットツールが急速に広まっています。最近ではリモートワークの拡大により、オフィスで働かなくても自宅や好きな場所で働ける業務が増えてきていますよね。しかし、社内コミュニケーションは毎日必要。そこで無くてはならない存在になりつつあるのがチャットツールなんです。

 メールだと時候の挨拶や署名、ビジネスマナーという名の“堅苦しい文調”を気にしなくてはいけませんが、カジュアルに送ることができるので無駄な時間がカットされます。迷惑メールに入って見落としてしまう心配もありません。

ビジネスチャットで期待できる効果

 とはいっても、SNSとは一線を画しているビジネス版チャットツール。LINEには「LINEWORKS」があるように、セキュリティ面の問題からプライベートで使っているツールは使用しない方が無難です!それではビジネスチャットの効果を紹介していきます。

スキマ時間の有効活用

 チャットツールはスマホにインストールできるものがほとんど。移動中でもスキマ時間でも、サクッと確認したり返信ができたりします。わざわざPCを開く必要がないのは大きな特徴です。

SNSと仕様が似ていて使いやすい

 いざ導入するとなると、使いやすさが大切です。チャットツールは普段使っているSNSと同じような機能もあるので、特に若年層はすんなりと扱い方が身に付き、生産性の向上に繋がるかもしれませんね!

タスク・ファイル管理機能など更新

 チャットツールは会話をするだけではありません。顔を合わせて通話ができたり、資料の共有やタスクを管理したりするシステムが搭載されているものも!同じサービスでも、1年前とはUIから使い方まで変わっているくらい、より使いやすくなるよう頻繁にアップデートされています。

無料版チャットツールとは?

チャットツールの大手である「Slack(スラック)」や「ChatWork(チャットワーク)」など、多くのサービスには¥0プランがあります。基本的なチャットツールの機能は以下になりますが、無料プランでどこまでできるかはサービス次第!

チャットツールの基本システム

  • メッセージの送信/返信・検索
  • グループ作成(パブリック用・プライベート用)
  • リアクションボタンでの反応
  • セキュリティ管理機能

有料版チャットツールのメリット

 仕様を確認するのは無料版を使うのでも良いですが、実際には月額料金や年間料金を払って、有料ツールとして使った方が便利&安全です。

 月額¥300〜できる「LINEWORKS」や¥1,000以内の「ChatWork」、オプションもつけられる「Slack」など、サービスによって金額が異なります。費用対効果が見合うかどうかを吟味しながら選びましょう!

[jin_icon_cardboardbox3] 無制限の機能が増える

 グループやタスク作成、所属プロジェクト数などが無制限に!また、ストレージの容量もUPします。ほとんどの無料チャットツールでは制限がありますが、大事な資料を漏れなく保管するには無制限がベターです。

安全のセキュリティ

 無料ツールでもセキュリティ管理をしていますが、有料よりも見ている範囲が狭かったり、使っているシステムが異なったりします。ビジネスでの利用として考えると、セキュリティの徹底はマスト条件!

失敗しない!チャットツールを選ぶ着眼点

 「いざ、チャットツール導入を考える!」そんな時に見ておくべきチェック項目を紹介していきます。会社のメンバーや用途に合わせて選んでみてくださいね。

1. チャット機能の充実さ

 一概に“チャット”と言っても、テキスト、音声、ビデオチャットなど種類が異なります。メインはテキストになるかと思いますが、ミーティングや講義などの時は、目で見て耳で聞くチャット機能も必要です。

 音声やビデオを使う時、「どのように画面に映るのか」や「何人まで繋がるのか」などは予め調査しておきましょう。また、テキストチャットに関しては、リアクションスタンプが充実しているかも、感情を伝える面で重要なポイントです。

2. グループチャット機能

 グループチャットの作成機能には、参加した人しか見られないプライベートチャンネルと、誰でも見ることができるパブリックチャンネルに分けられるかどうか、またチャンネルの数に制限がないかは要チェック!

 より横断的で開放的なコミュニケーションを目的とするなら「パブリックチャンネル」を、必要なメンバーのみで会話をするなら「プライベートチャンネル」を選びましょう。いずれにしてもメンバー内の情報共有進捗確認などに利用できます!

3. 他サービスとの連携

 最近ではGoogleやOffice365などと連携できるサービスが増えてきています。流石にツールチャットだけで仕事を完結することは難しいですが、他のツールにコピーして送れる機能はかなり重宝しますよ。

4. 利用可能なデバイス

 ほとんどのツールチャットアプリはPCや携帯電話で使用できますし、種類もMacやMicrosoftなど問いません。しかし「使える!」だけでは生産性UPには繋がりません。

 「スマホ版とPC版では見えやすさ(UI)や操作の感覚が違う」なんてこともあるので、どちらでも使いやすいツールを選びましょう!

5. プッシュ通知の分かりやすさ

 「@〜〜(自分の名前)」というように、自分にメンションがされた時は絶対に返信忘れを防ぎたいものですよね。そこで重要になるのが「プッシュ通知が分かりやすいか」ということ。どのように通知が来て、どのように表示されるのかは知っておくと便利です。

チャットツール導入前に知っておくべきデメリット

チャットツールは確かに便利な機能ですが、以下のデメリットも自ずとついてくる可能性もあります。予め知っておいた上で、導入を検討してみてください。

対面コミュニケーションの減少

 会議がインターネットで完結するため、実際に顔を合わせて会話をする機会が減ってしまいます。仕事上では分からないような、心と心を通わすようなコミュニケーションが難しくなるため信頼性を高める工夫をする必要があるかもしれません。

[jin_icon_timer] 慣れるまでの工数

 新しいことを始める時は、いずれにせよ社員に慣れてもらうことが必要です。ビジネスツールの使い方が分からないままでは、円滑な仕事に支障が出ることも考えられるので、導入した際は慣れるまでの手間や時間を予め頭においておいた方が良いでしょう。

確認漏れの恐れも

 通常プライベートで使用するチャットには、「既読」という機能が付いています。しかし、ほとんどのビジネスチャットツールには既読機能がなく、スタンプや返信で反応を表示するもの、もしくは既読機能があったとしても実際は見ていないという問題も生じます。

 重要なのか不急なのかを明記したり、ピン留め機能などを使っていつでも見られるようにしたり、送信する側も“見せる”工夫をすることが大切です。

チャットツールの導入で生産性UP

 使い方に慣れてしまえばチャットツールの使い方が定着して、効率的に漏れなくやり取りができます!会社の規模や用途に合わせてチャットツールを選んでみてくださいね。